07
Abr

XGN 2010 (4 de 4): La organización de un evento

Con este artículo, se cierra la serie sobre mi experiencia en la XGN y todo lo que rodea a un evento sobre tecnología. Hoy hablaremos sobre todo lo que rodea a un evento y qué es lo mínimo que hay que tener en cuenta si queremos organizar uno. ¿Es muy difícil organizar un evento? ¿Cuánto cuesta ¿Qué necesito para poder hacerlo? Si te interesa conocer cómo organizar un evento, sigue leyendo.

xgn2010

Organizar un evento no es como plantar patatas. No hay dos iguales y cada uno tiene necesidades diferentes. No es lo mismo organizar un Café Áxil que una XGN. Aún así, hay algunas puntos básicos que siempre hay que tener en cuenta si vas a organizar un evento.

  • Un evento cuesta dinero. Asúmelo, un evento siempre cuesta dinero. Mucho, poco o una cantidad indecente, pero algo cuesta. Al mismo tiempo que diseñas tu evento, debes pensar con qué presupuesto cuentas y ajustarte a las posibilidades del mismo. Una vez que tengas más o menos claro el presupuesto, puedes empezar a pensar cómo conseguirlo. Puede financiarse con el cobro de un cargo a los asistentes -que puede ir desde la  cara entrada de la javaOne a los cafetazos irlandeses que se toma David Esmerodes en sus Cafés Áxiles, a cambio de invadir la cafetería de un incauto hostelero-; mediante subvenciones de organismos públicos, patrocinios de empresas y aportaciones de particulares; o una combinación de las posibilidades anteriores.
  • Las tres ‘A’s: Auditorio, Audiencia y Autores. A pesar de que hay eventos muy variados, al final, todos se basan en las tres ‘A’s (vale, lo reconozco, he forzado un poco para que me encajara en tres a’s). Auditorio, porque cualquier evento necesita un lugar donde celebrarse. Audiencia, porque un evento no es nada sin gente que asista al mismo. Y, finalmente, Autores, porque siempre necesitarás a alguien que aporte el contenido del evento.
    • A de Auditorio. Da igual donde celebres tu evento, en un bar, en el Palacio de Congresos de tu ciudad o en una playa caribeña. Lo que está claro es que siempre necesitarás un auditorio, un lugar donde poder reunir a tus autores y tu audiencia. Debes asegurarte de que el auditorio cumpla los requisitos mínimos de tu evento: que soporte holgadamente la asistencia mínima que esperas o que disponga de los medios audiovisuales -proyección, sistema de megafonía, etc.- que necesitas.
    • A de Audiencia. Nunca debes olvidar que el principal objetivo de un evento es conseguir audiencia. Tienes que tener claro a qué audiencia te diriges y las particularidades de la misma. El perfil del asistente a Evento Blog, por ejemplo, no tiene nada que ver con el del asistente al Spring 2gx. Identificar a tu audiencia te permitirá diseñar los contenidos más atractivos para la misma y focalizar la convocatoria en los medios de comunicación apropiados.

Videoentrevista en La Voz de Galicia sobre la XGN

Imagen de previsualización de YouTube

    • A de Autores. Para conseguir audiencia necesitas disponer de contenidos atractivos para la misma. Los Autores son los que proporcionan dichos contenidos. Los eventos más conocidos no tienen problema alguno para conseguir autores de reconocido prestigio, pero hasta que llegues al nivel de la QCon o de LeWeb tendrás que conseguir que tu evento resulte atractivo también para los autores. ¿Cómo conseguirlo? Incentivando la participación, bien mediante algún tipo de retribución, bien proporcionándoles los mejores medios (ya sabes, las dos a’s restantes: auditorio y audiencia)
  • Cuándo empieza y cuándo acaba tu evento. Aunque parezca increíble, aún hay gente que piensa que el evento que organiza comienza y finaliza con el mismo ¡Craso error! Tu evento empieza desde que confirmas auditorio y autores. En cuanto hayas confirmado el lugar de celebración y hayas conseguido unos contenidos mínimos, anúncialo y dale toda la publicidad que puedas. Eso puede conseguir más autores y más audiencia. Por otro lado, recuerda que, una vez que acabe el evento, el trabajo no está hecho todavía. Vuelve a anunciarlo para que todo el mundo sepa lo bueno que fue;  facilita el contenido del mismo para que los autores puedan referenciarlo y tu público objetivo se convenza de asistir a la próxima edición; y, si puedes, haz seguimiento y cuida a tu audiencia. El hecho de esas personas que hayan asistido al evento no significa que asistan a la siguiente edición.
  • El diablo está en los detalles. No des nada por supuesto. Si les pagas el viaje a los autores y les mandas billetes de avión, ¿cómo llegarán al evento desde el aeropuerto? ¿En taxi o alguien de la organización irá a recogerlos? ¿Habilitarás un canal de comunicación con tus autores, como un foro o una intranet, o te comunicarás con ellos mediante correos? Estos y mil detalles más son los que diferencian un buen evento de un GRAN evento. Si cuidas a tu audiencia y a tus autores, tienes muchas posibilidades de recoger frutos en las próximas ediciones.

Evidentemente, no soy un experimentado organizador de eventos como los dos figuras que han organizado las ponencias del XGN, Alfonso Sanmartín y Adrian Novegil, pero sé lo suficiente como para preguntarme ¿Por qué no se organizan más eventos en España? ¿Por qué no tomamos la iniciativa?

Una vez más, os animo encarecidamente a participar en el debate a través de los comentarios.

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