06
Abr

XGN 2010 (2 de 4): Preparando una conferencia

prepara_picnikContinuando la serie de artículos sobre mi experiencia en la XGN, hoy escribiré sobre el proceso de preparación de una conferencia. ¿Cuál es la mejor estrategia para crear una presentación? ¿Existe algún tipo de buenas prácticas? ¿Qué herramientas se pueden utilizar? Si te interesa conocer cómo preparar una conferencia o, al menos, cómo las preparo yo, sigue leyendo.

2. ¿QUÉ SUPONE PREPARAR UNA CONFERENCIA Y/O PONENCIA?

La principal diferencia entre una conferencia y una ponencia es que, mientras una conferencia es una exposición pública sobre un tema para enseñarlo o divulgarlo, en una ponencia se expone  un tema concreto ante una audiencia que debe debatir sobre el mismo.

En la práctica, las diferencias entre conferencia y ponencia se confunden, puesto que, al menos que quieras cerrar el turno final de ruegos y preguntas y que no permitas la intervención del público, siempre tienes que estar preparado para debatir sobre el tema que expones.

Tradicionalmente, las conferencias se planteaban como un monólogo, una relación desigual. Por un lado, estaba el conferenciante, imbuido de sabiduría mesiánica y, por otro lado, la audiencia aborregada con el único supuesto objetivo de intentar absorber una pizca de dicha sabiduría.  En el mundo 2.0, esto ya no tiene ningún sentido ¿Cómo puede alguien plantearse siquiera no admitir comentarios o preguntas cuando las admite en su propio blog? Una conferencia debe verse como un diálogo entre iguales del que deben salir enriquecidos tanto el público como el conferenciante.

2.1 VENDIENDO TU PRESENTACIÓN: EL CALL FOR PAPERS

Si no eres un gurú/estrella ni un profesional del circuito de conferencias, lo primero que debes hacer es preparar un pequeño resumen sobre el tema u objetivo de la exposición. Esto no sólo servirá como guía en el futuro desarrollo de la misma, sino que es imprescindible para acudir a las Convocatorias de Ponencias o Call for Papers que suelen hacer los diferentes eventos.

Otras de las cosas que suelen pedir los diferentes comités de admisión son: una pequeña biografía de los autores, detallar la experiencia previa como conferenciantes y el nivel del idioma en el que se vaya a exponer. Es un taladro, pero una vez que está hecho, sirve para cualquier Call for Papers.

2.2 CREANDO TU PONENCIA

Una vez que hemos engañado a alguien para que nos deje dar nuestra conferencia, tenemos que empezar a prepararla.

El apoyo fundamental con el que cuenta un conferenciante es su presentación de diapositivas o slides. Afortunadamente, nadie utiliza ya diapositivas o microfiltros de verdad, sino programas como OpenOffice Impress, Microsoft PowerPoint o Apple Keynote.

Se puede presentar sin el apoyo diapositivas, pero eso te obligará a aprenderte toda la conferencia de memoria -con el riesgo de que te olvides algún punto- y además perderás una ayuda para fijar la atención de la audiencia y hacer que la charla sea más amena. Sólo lo recomiendo en el caso de que hayas presentando el tema anteriormente, lo domines perfectamente y seas capaz de crear una interacción con el público lo suficiente rica como para que no pierdan el interés en tu charla.

Aunque hay gente que escribe primero todo el texto o guion, yo prefiero diseñar el contenido directamente sobre las diapositivas en las que voy a apoyarme. Las diapositivas no sólo ayudan a acotar y guiar el contenido, sino que además sirven como escaleta para planificar el tiempo que vas a dedicar a cada una de ellas y al total de la charla. No olvides que, normalmente, las conferencias tienen un tiempo asignado y, aunque no lo tengan, deves evitar aburrir a tu audiencia. Más de 50 minutos de charla continuada aburren al oyente más motivado. Créeme, lo sé por experiencia.

Algunas tarjetas con el guión que creé para apoyar a mi taller de twitter y java en el XGN

Algunas tarjetas con el guión que creé para apoyar a mi taller de twitter y java en el XGN

No hay una fórmula mágica para la creación de presentaciones maravillosas, pero yo me permito daros la siguiente sugerencia basada en mi experiencia:

  • Sigue tú a la diapositiva, no al revés. Intentar evitar las transiciones o eventos en las diapositivas a activar basándose en algo que tengas que decir de memoria. Si tienes una posibilidad de olvidarte de algo, lo olvidarás. Es mucho mejor que la propia diapo te vaya recordando qué es lo que quieres exponer y cómo.
  • Menos es más. Tu presentación no va a parecer más trabajada porque la cargues de gráficos y efectos especiales. No tienes que poner un logo de tu empresa del tamaño de Australia en todas las diapos. Si no sabes donde está el límite del buen gusto, antes de añadir algo, piensa: ¿aporta algo a la presentación?
  • Si presentas una ponencia, prepara ‘trampas’ para la audiencia. Una ponencia se basa en la participación de la gente, pero a veces es difícil conseguir tal colaboración. Puedes preparar trampas o pequeños trucos para incentivar esta participación, como preguntas generales, pequeños juegos o votaciones a mano alzada.
  • Es una presentación, no un libro. Puedes preparar presentaciones con 55 diapositivas, pero ¿de verdad es necesario? La gente ha asistido a una conferencia, quiere oírte hablar a ti. Si hubiera querido leer, hubiera bastado con enviarles un PDF con todas las diapositivas.

En cualquier caso, todo esto no son más que sugerencias basadas en mi propio y humilde criterio. Os voy a pasar un enlace a dos presentaciones muy buenas y completamente distintas de dos excelentes conferenciantes. No me pronuncio sobre ninguna de ellas. Una, con pocas diapos muy minimalistas, y otra, con muchas y bastante recargadas. Dejo que seáis vosotros los que forméis vuestra propia opinión. Eso sí, os aseguro que las dos merecen la pena:

2.3 MIEDO ESCÉNICO: DELANTE DE TU AUDIENCIA

Por fin vas a llevar a escena tu presentación delante de tu público ¿Hay alguna táctica que te asegure el éxito? Desgraciadamente no, pero una vez más, te doy algunos consejos basados en la experiencia:

  • Llega con tiempo. Aunque parezca evidente, llega con tiempo suficiente para prepararte antes de la presentación. Asegúrate de que todo funciona. De nada sirve que te hayas preparado la charla al milímetro si nadie te oye. Comprueba que todo el equipo funciona correctamente.
  • Pasa de las diapos. No hay nada que destroce más el ritmo de una presentación que alguien yendo y viniendo a su portátil para pasar las diapos. Hazte con un dispositivo para poder pasarlas de forma automática. Si no dispones de ninguno, pero eres el afortunado poseedor de un iPhone, tienes esta maravilla -gratuita- disponible.
  • Cuida el lenguaje corporal y tu dicción. No te muevas demasiado. No hables muy deprisa. Pronuncia claro. Aunque te parezca que hablas como un presentador de telediario, no pasa nada. Estás trasmitiendo tus ideas, deja que la gente vaya asimilándolas. E intenta no abusar de las coletillas.
  • Grábate. Hazte con una cámara. No puedes ni imaginar lo que se aprende viéndose a uno mismo. Crees que eres el orador definitivo, el Steve Jobs español y, de repente, te ves en pantalla y se te cae el mundo encima. No pasa nada. Aunque tengas cualidades naturales, hay que ir puliendo el estilo de tus presentaciones. Cada charla que des, es una charla menos hasta alcanzar el nivel que deseas.

Evidentemente, esto son sólo algunos consejos básicos. Seguro que hay mil manuales sobre cómo hablar en público con todo lujo de detalles, pero si conseguimos dominar estos cuatro, ya tenemos mucho ganado.

Una vez más, os animo encarecidamente a participar en el debate a través de los comentarios.

En las próximas entregas de esta serie encontraréis los siguientes contenidos:

3. ¿POR QUÉ HACERLO? Apartado en el que intentaré exponer las motivaciones que puede encontrar un desarrollador para realizar el esfuerzo de impartir una ponencia

4. LA ORGANIZACIÓN DE UN EVENTO. Donde explicaré lo que supone organizar un evento en general y la gente que ha estado detrás del XGN en particular.

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